A Aplicação da Gestão de Projetos na Geração de Novos Negócios

Introdução

A prática de gestão de projetos vem crescendo diariamente. O motivo de tamanho interesse é o fato das organizações perceberem os benefícios trazidos pelas boas práticas de gestão de projetos. Isto acontece porque a velocidade com que as coisas mudam, aumentam e geram a necessidade de respostas rápidas e certeiras por parte das empresas.

O Project Management Institute – PMI[1] define projeto como “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.  Nos trabalhos de Valeriano (2001), os grandes feitos da humanidade que podem ser classificadas como projetos são relatados na história como as construções das pirâmides do Egito, a Grande Muralha da China, e mais recentemente é citado o Canal de Suez e do Panamá, o túnel sob o canal da Mancha e o oleoduto TransAlasca.

A luz de Valeriano (2001), o gerenciamento de projeto pode ser dividido em três períodos:

• Gerenciamento empírico: baseia-se nas qualidades inatas do gerente e de seus auxiliares, prevalecendo a “arte” e o “sentimento” no lugar da técnica. Exemplos deste tipo de gerenciamento são os “arquitetos” das grandiozas obras na Antiguidade e na Idade Média.
• Gerenciamento clássico ou tradicional: custuma ser considerado o das décadas de 40 e 50, no qual predominavam empreendimentos de engenharia nas áreas de defesa, aeronáutica e espacial.  Os projetos caracterizavam-se pela longa duração e por serem essencialmente técnicos, de grande complexidade e alto custo.
• Moderno gerenciamento de projetos – MGP: iniciado na década de 90 é voltado para uma ampla gama de aplicações. Neste período perde-se o caráter essencialmente técnico e o gerenciamento de projetos passa a ser usado em todos os tipos de problemas empresariais. A sua aplicação permite às organizações ter respostas rápidas às demandas externas com o objetivo de acompanhar a velocidade do ciclo de vida dos produtos e da evolução constante dos mercados.

O MGP representa o conceito de gerenciamento de projetos que abordaremos neste trabalho. O gerente de projetos deixou de ser o especialista do gerenciamento clássico e tornou-se o administrador e coordenador de processos, de pessoas e de equipes. Esta mudança impacta diretamente na aplicação do gerenciamento de projetos que vem atuar nos assuntos empresariais para suprir as necessidades das organizações que precisam responder rapidamente às oportunidades e ameaças cada vez mais crescente no mercado.

Neste trabalho o gerente de projetos está na pessoa do empreendedor e empresário.

II – O mundo dos negócios

O Sebrae destaca que a cada ano, cerca de 470 mil novas empresas são abertas no país. No entanto, apesar do crescimento na abertura de empresas, mais da metade delas fechavam as portas antes de completar três anos, de acordo com a primeira edição do estudo, coopreendendo o triênio 2000-2002. Entre as principais causas para o fechamento precoce estão as falhas gerenciais. [2]

A segunda edição do estudo, coompreendendo o triênio 2003-2005, nos apresenta uma nova fotografia. Enquanto que em 2002 a taxa de sobrevivência de uma empresa até o seu segundo ano de vida era de 51%, em 2000 este número subiu para 78%, diminuindo consideravelmente a taxa de mortalidade das empresas. [3]

O mundo vive em constante processo de geração de novos negócios em diversos âmbitos da economia. O comércio foi uma das primeiras modalidades de negócios a existir. A permuta ou escambo era a modalidade de transação muito comum no início da Idade Média e que foi desaparecendo com a introdução da moeda no comércio. Nos dias de hoje ainda podemos encontrar resquícios dessa prática como por exemplo: a Feira do Troca de Olhos D´Água em Alexânia, GO, que durante muitos anos, foi a forma que a população encontrou para adquirir gêneros de primeira necessidade, que trocava por produtos artesanais, e a Feira de Troca organizada pela Faculdade de Engenharia da Universidade de Porto, Portugal, que visa dar nova utilidade aos objetos.

No entanto, a história dos negócios evolui e apesar a existência de feiras de troca no mundo atual, a competitividade das organizações é que dita as novas regras do mercado. O uso da tecnologia em favor dos empreendedores e empresários e o surgimento de novas práticas de gerenciamento caracterizam os modelos dos novos empreendimentos.

III – A contribuição do Gerenciamento de Projetos

A finalidade do projeto é criar algo que ainda não exista. Mesmo que existam centenas de fábricas de refrigentes no Brasil, quando um empreendedor resolve abrir uma fábrica de refrigerantes, a projeto de criação desta terá características distintas das outras, desde a sua concepção até o momento em que se estabelece no mercado, tornando a sua abertura um projeto. A partir do momento que a fábrica entra em operação, ela deixa de ser um projeto.

Há dois momentos:

1. O Projeto: criação da fábrica de refrigerantes.
2. A Operação: funcionamento da fábrica e produção repetitiva de refrigerantes.

Resultado: os projetos geram novas operações como novos produtos, novos negócios ou mesmo melhorias naqueles existentes.

Desta forma, o brasileiro, povo empreendedor por natureza deveria se atentar para o uso do conhecimento em gerenciamento de projetos à seu favor. Tendo em vista que a Taxa de Empreendedores em Estágio Inicial – TEA brasileira apresentou 12,72%, ou seja, de cada 100 pessoas cera de 13 desenvolvem alguma atividade empreendedora[4].

Geralmente, existem dois perfis de empreendedores: o empreendedor por necessidade e o empreendedor por oportunidade.

O empreendedor por necessidade caracteriza-se demonstrar menos interesse em buscar orientações para abrir uma empresa. Normalmente abre algo após receber uma quantia (herança, rescisão etc) e normalmente, a empresa não passa dos primeiros anos por falta de conhecimento teórico e prático sobre gestão de negócios e o mercado que está atuando.

O empreendedor por oportunidade costuma entender o mercado em que pretende se estabelecer, planejando e organizando as suas ações. Este perfil, usualmente, tem maiores chances de ver o seu negócio dar certo.

Lembramos que neste trabalho quando abordarmos o termo gerente de projetos estamos nos referindo aos empreendedores e empresários. De fato, são eles que poderão usar o gerenciamento de projetos em seu favor.

A aplicação das boas práticas de gerenciamento de projetos pode contribuir para que o objetivo da organização seja alcançado. Projeto é uma ação temporária que tem como objetivo gerar um produto único e duradouro. De forma que a criação de uma empresa demandará planejamento de diversas áreas de conhecimento, das quais as boas práticas de gestão de projetos contribuíram para agregar valor ao negócio.

No primeiro momento a gestão de projetos tem o papel de identificar as informações necessárias para a abertura de um novo negócio. De forma que essas informações atestem a viabilidade do empreendimento e ajudem o empresário a criar seu plano de projeto a partir do que deverá ser feito e o que não será feito (escopo), as atividades seqüenciadas e o tempo necessário para realizá-las (tempo), o custo de cada ação para se chegar ao valor total do projeto (custo), a qualidade dos processos e do produto gerados no projeto (qualidade), as pessoas que farão parte do projeto e as suas funções (recursos humanos), como as comunicações serão estabelecidas entre as partes envolvidas (comunicação), os riscos que comprometem os resultados do projeto (riscos), o que será adquirido e como os contratos do projeto serão administrados (aquisições) e a integração de todas essas áreas (integração). Estas são as nove áreas de conhecimento adotadas pelo PMI.

Desta forma, o gerente do projeto, a pessoa responsável desde o planejamento até o encerramento do projeto acompanhará o desenvolvimento das áreas citadas e como integrá-las de forma eficiente e efetiva.  De modo que o processo de planejamento bem elaborado, identificaria a viabilidade do negócio e o grau de incerteza do seu sucesso.

IV – Por que os Negócios Fracassam ou Alcançam o Sucesso?

De acordo com o estudo realizado pelo Sebrae[5] as principais difuculdades no gerenciamento da empresa, na opinião dos empresários das empresas ativas são: o bloco de políticas públicas e arcabouço legal e causas econômicas e conjunturais.

Na opinião dos empresários das empresas extintas as principais razões para o fechamento da empresa são:

1. Ponto/local inadequado;
2. Falta de conhecimentos gerenciais;
3. Desconhecimento do mercado.

Os fatores de insucesso no último caso concentram-se no bloco das falhas gerenciais. O que caracteriza a falta de planejamento dos empresários ao abrirem uma empresa, tendo em vista a dificuldade no acesso a mercado, na formação inadequada de preços de produtos/serviços e informações de mercado e logística deficiente.

De 2000 a 2002, 772.679 empresas encerraram atividades de forma precoce no país, o que significou 2,4 milhões a menos de postos de trabalho. O desperdício potencial é da ordem de quase R$ 20 bilhões. Cerca de 80% dessas perdas eram de poupanças de pessoas físicas que investiram tudo que tinham para abrir um negócio.[6]

O fechamento prematuro de empresas no país tem sido uma das preocupações da sociedade, particularmente de entidades que desenvolvem programas de apoio ao segmento de pequeno porte, como é o caso do Sebrae. Por isso, o levantamento da situação do segmento como a mortalidade das empresas e outras fontes de pesquisa subsidiam as ações do Sebrae e de outras entidades de primeiro, segundo e terceiro setor como num esforço contínuo para aumentar o taxa de empresas sobrevivientes.

O Sebrae disponibiliza aos empresários cursos gratuitos pela internet, além de diversas ferramentas como Guia Prático para Registro de Empresas, Como Elaborar um Plano de Negócios e Idéias de Negócios onde já existe uma apresentação sobre o ramo de atividade escolhido, o mercado, exigências legais, investimento e capital de giro necessário entre outras informações.

Enquanto que os principais fatores condicionantes de sucesso na opinião dos empresários entrevistados foram: bom conhecimento do mercado onde atua; boa estratégia de vendas; persistência, perseverança e criatividade; bom administrador e buscar o uso do capital próprio. Os técnicos responsáveis pelo estudo reforçam que deter conhecimento das áreas de planejamento, organização empresarial, vendas e recursos humanos é imprescindível para a boa condução do negócio.

Tanto para o sucesso quanto insucesso de um negócio o fator principal é o planejamento inicial. Desta forma, a necessidade de se ter um planejamento prévio antes de iniciar um negócio faz-se fundamental para se ter um bom negócio.

V – Moderno Gerenciamento de Projetos

O moderno gerenciamento de projetos moderno – MGP expandiu o uso do gerenciamento de projetos antes quase exclusivo nos grandes empreendimentos para objetivos mais modestos, ampliando o seu uso nas diferentes organizações para solucionar problemas setoriais, empresariais até mesmo para gerar novos negócios.

Como vimos anteriormente, o projeto tem início e fim pré-definidos. A sequencia de atividades agrupadas do projeto é o que chamamos de ciclo e vida do projeto, composto de cinco fases. A saber:

Fase de Iniciação

Concepção do projeto estimulada por uma necessidade ou oportunidade, estabelecimento da viabilidade com levantamento de esforços iniciais que deverão despendidos no projeto.

Fase de planejamento

Aprofundamento das previsões dos esforços físicos, financeiros e humanos; Detalhamento do produto a ser alcançado com a execução do projeto, Decomposição do produto em atividades menores, atribuindo responsáveis e custo a cada atividade.

Fase de execução

Realizar as atividades previstas de acordo com o que foi planejado em termos de custo, prazo, qualidade, de forma a alcançar o objetivo estabelecido.

Fase de monitoramento

Acontece em paralelo a fase de execução. O objetivo aqui é verificar se a execução das ações está sendo realizada como foi planejada, podendo reprogramar as atividades que forem necessárias.

Fase de encerramento

ao alcançar o objetivo do projeto, deve-se fazer uma avaliação do trabalho desenvolvido e resgistrar o que foi aprendido.

A fase de planejamento é de grande importância para o gerente de projetos, pois é quando o escopo do projeto e do produto é definido.

• O escopo do projeto é o que o gerente de projetos precisará fazer para alcançar o objetivo do projeto. Desta forma, descreve as entregas, orientando o trabalho que deverá ser feito.
• O escopo do produto descreve as características do produto ou serviço, resultado da criação do projeto.

Exemplo: O gerente de projetos identificou uma oportunidade de negócio. Fez um estudo de viabilidade e resolveu que iria abrir uma fábrica de produtos de limpeza.

Ele precisou definir o escopo do projeto, que significa o que ele precisará fazer para chegar até o momento de abrir a fábrica.

1. Identificar o ponto de acordo com o recurso financeiro disponível e com o público que se pretende atender;
2. Identificar e selecionar os fornecedores da matéria prima;
3. Identificar e selecionar os maquinários necessários;
4. Contrantar as pessoas necessárias para trabalharem na fábrica;
5. Etc.

Mas o gerente do projeto também terá que definir como será a fábrica dele. Esta informação subsidiará o gerente na escolha dos fornecedores, dos maquinários e do pessoal. Por isso, será feita a definição do escopo do produto.

1. Quero vender produtos para classe A ou E? Se for A vou ter que investir em embalagens de maior qualidade e consequentemente mais caras. Neste caso, talvez não seja qualquer máquina de embalagens que me forneceça o material que eu precise.
2. Quero ter uma fábrica com loja de atendimento (varejo). Então, provavelmente a escolha do ponto não será no setor de indústria fora do centro da cidade.
3. Etc.

Após as definições de escopo do projeto e do produto, o gerente de projetos deve fazer um cronograma das atividades que precisam ser feitas para que todas as etapas sejam cumpridas, sem esquecer de integrar as ações à disponibilidade de recursos finaneiro e humano, a qualidade que se deseja ter e aos riscos que estão podem afetar o projeto.

VI – Conclusão

A aplicação das boas práticas do gerenciamento de projetos só vem a contribuir para o negócio. A proposta é que o empreendedor procure orientações para abrir a sua empresa, escevendo seu plano de negócios, por exemplo. Mas que utilize o gerenciamento de projetos para agregar valor à seu futuro empreendimento com o uso de alguns aterfatos que podem orientar o gerente de projetos na hora de abrir um negócio.

O mais utilizado é o Plano de Projeto que pode ser adaptado de acordo com a necessidade do gerente e contemplar informações de todas as áreas de conhecimento. Neste caso, o gerente deve elaborar o plano de negócios de acordo com a sua necessidade. Digamos que seja criada uma empresa na qual o gerente do projeto será o único funcionário. Provavelmente ele não precisará, na hora de criar o Plano de Projeto de descrever sobre as pessoas que ele precisará contratar nem definir as responsabilidades, excluindo então a área de conhecimento de recursos humanos. Este é apenas um exemplo para ilustrar que as informações que deverão conter no Plano de Projeto são flexíveis.

A Carta de Projetos deve conter: 1 – Histórico e situação atual; 2 – Descrição do projeto; 3 – Objetivos: escopo do projeto, benefícios, premissas e restrições. 4 – Equipe básica e responsabilidades; 5 – Planejamento orçamentário: estratégia de provimento de recursos e planilha orçamentária uma vez que geralmente é mais utilizada como uma proposta de projeto. Caso o gerente de projetos tenha uma idéia e precise buscar quem a financie, este modelo pode ser uma boa opção.

Qual das opções estará mais de acordo com a sua necessidade? Seja qual for a sua escolha, você perceberá que a aplicação do conhecimento de gestão de projetos só tem a acrescentar no seu negócio.